Automatización y datos · Microsoft Power Platform
Saque sus procesos críticos del correo y de las hojas de cálculo
Aprobaciones que viven en bandejas de entrada, registros en archivos personales y reportes que alguien arma a mano cada semana. Con Power Automate, Power Apps y Power BI esos procesos pasan a tener dueño, trazabilidad e indicadores, sobre la plataforma que su empresa ya paga.
Para quién es
Para quién es
Para direcciones de operaciones, finanzas y tecnología que necesitan visibilidad y control sobre procesos que hoy no viven en ningún sistema. Es la opción razonable cuando el proceso es específico de su empresa, cambia con frecuencia y no justifica un desarrollo a medida ni un módulo adicional del ERP.
Señales de que lo necesita
- Las aprobaciones de compras, gastos o descuentos se resuelven por correo y nadie sabe dónde se detuvo una solicitud.
- Su equipo dedica horas cada semana a copiar datos entre sistemas y a armar el mismo reporte.
- Los indicadores de operación se consolidan manualmente y llegan tarde para actuar.
- Información crítica de procesos vive en hojas de cálculo personales sin respaldo ni control de versiones.
- Tiene procesos de campo, planta o sucursal que se registran en papel y se digitan después.
- Necesita conectar su ERP con otro sistema y un desarrollo completo no se justifica.
Problemas que resuelve
- Procesos que no viven en ningún sistema
- Si el proceso está repartido entre correos, archivos y mensajes, no hay estado, no hay responsable y no hay tiempo de ciclo. Lo que no está registrado no se puede mejorar ni auditar.
- Trabajo manual repetitivo que consume horas
- Copiar información entre sistemas, generar documentos, enviar recordatorios y consolidar reportes ocupan tiempo de personas calificadas y son, además, la principal fuente de errores.
- Indicadores que llegan tarde
- Cuando el tablero se arma a mano, la información llega cuando la decisión ya no se puede tomar. La dirección termina gestionando el pasado en lugar de anticipar.
- Hojas de cálculo críticas sin control
- Archivos de los que depende una operación completa, sin permisos, sin versiones y sin respaldo, guardados en el equipo de una persona. Es un riesgo operativo que nadie tiene registrado.
- Sistemas que no se comunican
- El ERP, la herramienta comercial y las plataformas de terceros no intercambian información, así que alguien hace de puente. Cada puente manual es un retraso y una oportunidad de error.
- Automatizaciones sin gobierno
- Cuando cada área crea flujos y aplicaciones sin criterio común, aparecen automatizaciones huérfanas que se rompen cuando alguien cambia de puesto. La plataforma necesita reglas, no solo herramientas.
Capacidades por proceso
Automatización de procesos
- Flujos de aprobación por monto, categoría o excepción con Power Automate
- Notificaciones, recordatorios y escalamientos automáticos
- Generación automática de documentos y envíos programados
- Integración entre su ERP, sus sistemas y sus archivos mediante conectores estándar
- Automatización de tareas sobre aplicaciones sin interfaz de integración
Aplicaciones de negocio
- Aplicaciones con Power Apps para capturar información donde ocurre el trabajo
- Uso desde teléfono o tableta en planta, campo, almacén o sucursal
- Formularios con validación, fotografías, firma y geolocalización
- Captura sin conexión y sincronización al recuperar señal
- Reemplazo de hojas de cálculo críticas por aplicaciones con permisos y trazabilidad
Inteligencia de negocio
- Tableros de Power BI sobre datos del ERP y de otras fuentes
- Indicadores de operación, finanzas, inventario, calidad y servicio
- Alertas por excepción en lugar de reportes que nadie abre
- Distribución de tableros dentro de Teams, con permisos por rol
- Preguntas en lenguaje natural sobre los tableros publicados
Datos y plataforma
- Dataverse como base de datos gobernada para las aplicaciones de negocio
- Unificación de fuentes de datos con Microsoft Fabric
- Modelos de datos documentados y compartidos entre áreas
- Historización de indicadores para comparar periodos
Registros y colaboración
- Listas de SharePoint para registros, checklists y bitácoras con control de versiones
- Bibliotecas de documentos con permisos por rol y aprobación
- Procesos operativos centralizados en Microsoft Teams
- Historial completo de quién hizo qué y cuándo
Asistentes y agentes
- Agentes conversacionales con Copilot Studio para consultas internas frecuentes
- Consulta de estado de pedidos, solicitudes o inventario desde Teams
- Escalamiento a una persona cuando el caso lo requiere
Gobierno de la plataforma
- Entornos separados de desarrollo, prueba y producción
- Políticas de prevención de pérdida de datos sobre los conectores permitidos
- Propiedad y documentación de cada flujo y aplicación
- Monitoreo de errores y responsables de atención definidos
Resultados y KPIs
Procesos con estado, dueño y tiempo de ciclo
Cuando la solicitud vive en un sistema, se sabe en qué etapa está, quién la tiene y cuánto lleva ahí. Eso es lo que permite mejorar el proceso en lugar de perseguirlo.
Indicadores sugeridos
- Tiempo de ciclo de la solicitud
- Solicitudes detenidas más allá del plazo acordado
- Porcentaje de aprobaciones fuera de política
- Trazabilidad completa de las operaciones registradas
Horas devueltas al equipo
Las tareas de copiar, consolidar y notificar dejan de ocupar a las personas. El impacto se mide sobre los procesos automatizados, comparando el tiempo dedicado antes y después.
Indicadores sugeridos
- Horas dedicadas a tareas manuales repetitivas
- Documentos generados automáticamente
- Reprocesos por error de captura
Indicadores disponibles cuando se necesitan
Los tableros se alimentan solos y avisan por excepción. La reunión de operación empieza con los números en la pantalla, no con alguien explicando cómo los calculó.
Indicadores sugeridos
- Antigüedad del dato en el tablero
- Reportes generados manualmente
- Alertas atendidas dentro del plazo acordado
Riesgo operativo reducido
Las hojas de cálculo críticas pasan a ser aplicaciones con permisos, respaldo e historial. La operación deja de depender de un archivo en el equipo de una persona.
Indicadores sugeridos
- Procesos críticos que aún dependen de archivos personales
- Aplicaciones y flujos con responsable documentado
- Incidentes por pérdida o corrupción de archivos
Cómo trabaja BETABOX
Mapeo y priorización de procesos
Documentamos cómo funciona el proceso hoy, con sus excepciones reales, y priorizamos por impacto y esfuerzo. Automatizar un proceso mal diseñado solo hace más rápido el error. El diagnóstico inicial es 100 % gratuito.
Diseño de la solución y del gobierno
Definimos qué se automatiza, qué datos se necesitan, qué conectores se permiten y quién será dueño de cada flujo o aplicación. El gobierno se define antes de construir, no cuando ya hay cientos de flujos sueltos.
Construcción sobre lo que ya tiene
Desarrollamos las aplicaciones, los flujos y los tableros conectados a su ERP y a los sistemas existentes, sin reemplazar su plataforma actual.
Piloto con usuarios reales
Probamos con las personas que ejecutan el proceso, sobre datos reales, y ajustamos las reglas según lo que aparece en la práctica. Las excepciones siempre aparecen en esta etapa.
Adopción y mejora continua
Capacitamos por rol, documentamos cada solución y revisamos periódicamente los indicadores acordados para decidir el siguiente proceso a intervenir.
Soporte y mantenimiento
Monitoreo de errores, mantenimiento de flujos y aplicaciones, y soporte 24/7 con menos de 1 hora de tiempo de respuesta. Una automatización sin mantenimiento se convierte en deuda técnica.
Integraciones
- Dynamics 365 Business Central: aprobaciones, documentos e indicadores
- Dynamics 365 Sales y Customer Service
- Microsoft 365: Teams, SharePoint, Outlook, Excel y Listas
- Microsoft Fabric y Azure para datos y servicios de integración
- Bases de datos, archivos y aplicaciones propias mediante conectores estándar y API
- Plataformas de terceros de comercio electrónico, logística y facturación
- Dispositivos y sensores conectados a través de servicios de Azure
Seguridad, gobierno y adaptación local
- Entornos y ciclo de vida
- Desarrollo, prueba y producción separados, con despliegue controlado. Nada se modifica directamente sobre el entorno productivo ni se queda sin versión anterior a la que volver.
- Control sobre los conectores
- Definimos políticas que impiden mezclar datos corporativos con servicios personales o no aprobados. Es el control que evita que una automatización útil se convierta en una fuga de información.
- Propiedad y documentación
- Cada flujo y cada aplicación tiene un responsable de negocio, documentación y un procedimiento de atención ante fallas. Así la solución sobrevive a los cambios de personal.
- Seguridad y permisos
- Acceso por rol heredado de Microsoft Entra ID, registro de auditoría y protección de la información sensible con las herramientas de cumplimiento de Microsoft 365.
FAQ
Preguntas frecuentes
- ¿Qué procesos conviene automatizar primero?
- Los que tienen alto volumen, reglas claras y consecuencia visible cuando fallan: aprobaciones, conciliaciones, generación de documentos, notificaciones y consolidación de reportes. En el diagnóstico los ordenamos por impacto y esfuerzo antes de construir nada.
- ¿Necesitamos cambiar nuestro ERP o nuestros sistemas actuales?
- No. Power Platform se integra con lo que ya usa mediante conectores estándar y, cuando hace falta, integraciones específicas. La idea es completar su plataforma actual, no reemplazarla.
- ¿Necesitamos licencias adicionales?
- Parte de las capacidades están incluidas en los planes de Microsoft 365 y otras requieren licencia propia, según el tipo de conector y de aplicación. Revisamos su licenciamiento actual, proponemos lo mínimo necesario y le entregamos la cotización correspondiente.
- ¿Nuestro equipo necesita saber programar para mantenerlo?
- No para operar el día a día. Documentamos cada solución, capacitamos a los responsables y ofrecemos soporte continuo. Cuando su equipo quiere construir por su cuenta, lo formamos y dejamos el gobierno definido para que la plataforma no se desordene.
- ¿Cuándo conviene una automatización y cuándo un desarrollo a medida?
- Power Platform encaja cuando el proceso es propio de su empresa, cambia con frecuencia y necesita ir rápido. Un desarrollo a medida o una extensión del ERP tienen sentido cuando el proceso es estable, de alto volumen transaccional o debe vivir dentro del núcleo del sistema. Esa decisión la tomamos con usted en el diseño.
- ¿Cómo evitamos terminar con cientos de flujos que nadie mantiene?
- Con gobierno desde el inicio: entornos separados, políticas sobre los conectores permitidos, un responsable de negocio por solución, documentación y monitoreo de errores. Es lo que diferencia una plataforma útil de un problema nuevo.
- ¿En cuánto tiempo se ven resultados?
- Depende del proceso, de la calidad de los datos y de la disponibilidad de los usuarios que participan en las pruebas. Trabajamos por entregas cortas para que cada una deje un resultado verificable; el calendario se acuerda al cerrar el mapeo de procesos.
¿Cuántas horas a la semana dedica su equipo a tareas que nadie debería hacer a mano?
Solicite una evaluación de procesos. Mapeamos sus procesos críticos, identificamos dónde se recupera tiempo y le proponemos por dónde empezar. El diagnóstico inicial es 100 % gratuito.
Contacto
Solicite un diagnóstico gratuito
Cuéntenos qué necesita su empresa y un asesor de BETABOX le contactará para programar una llamada a su conveniencia. El diagnóstico inicial es 100 % gratuito.
- +1 (754) 209-2071