Vender más no sirve de nada si no sabe qué operación deja margen

Compras y reposición

La reposición se decide por intuición o por la última conversación con el proveedor. Conviven el exceso de inventario que inmoviliza caja y el quiebre de stock del producto que sí rota, sin una política de mínimos ni de tiempos de entrega por proveedor.

Inventario y exactitud del dato

El sistema dice una cosa y el almacén tiene otra. Las diferencias aparecen en la toma física anual, cuando ya no hay forma de rastrear el origen, y el vendedor termina prometiendo mercancía que no existe.

Precios, listas y descuentos

Las listas de precios, los acuerdos por cliente y las promociones por volumen se mantienen en archivos separados. Cada excepción se autoriza a mano y nadie sabe cuánto descuento acumulado se concedió sobre una misma venta.

Pedidos y disponibilidad

Tomar un pedido exige llamar al almacén para confirmar existencias. Los pedidos parciales, las reservas y los pendientes se controlan en papel, y el cliente se entera del faltante cuando recibe el despacho incompleto.

Almacén, picking y despacho

Sin ubicaciones definidas ni recorridos de preparación, el picking depende de quién conoce dónde está cada producto. Los errores de preparación se descubren en el cliente y vuelven como devolución o nota de crédito.

Entregas y logística de última milla

La carga de las rutas se arma según el espacio del camión, no según el costo de servir a cada cliente. El comprobante de entrega llega días después y la facturación espera por él.

Crédito y cobranza

El límite de crédito es un dato en una hoja de cálculo que el vendedor no consulta. Los pedidos se liberan igual y el riesgo se descubre en el reporte de antigüedad de saldos, semanas más tarde.

Rentabilidad real por producto, cliente y canal

El margen bruto se calcula a nivel de empresa, pero no incorpora descuentos, devoluciones, fletes ni costo de servir. Sin ese detalle no se sabe qué cliente o qué línea de producto está destruyendo valor.

Dirección general

Ve qué líneas de producto, clientes y canales sostienen el negocio una vez descontados descuentos, devoluciones y costo de servir. Las decisiones de portafolio, de apertura de canal y de política comercial dejan de basarse solo en la venta bruta.

Dirección financiera (CFO)

Controla el capital de trabajo inmovilizado en inventario, la exposición de crédito por cliente y el margen real después de descuentos. El cierre se apoya en movimientos registrados y no en conciliar el inventario con el mayor a mano.

Operaciones y almacén (COO)

Opera con ubicaciones definidas, recorridos de preparación y confirmación por código de barras, de modo que la exactitud del inventario se sostiene con conteos cíclicos en lugar de un inventario general que detiene la operación.

Dirección comercial y ventas

Toma pedidos con disponibilidad y precio correctos a la vista, ve el saldo y el crédito del cliente antes de comprometer, y conoce el margen de la operación antes de conceder un descuento.

Compras y abastecimiento

Recibe sugerencias de reposición calculadas con demanda, tiempos de entrega y políticas de inventario, y evalúa el desempeño de cada proveedor con datos de cumplimiento y de calidad de la recepción.

Tecnología de la información (TI)

Consolida en una plataforma lo que hoy son varios sistemas y archivos, administra identidades y accesos en la nube de Microsoft, y expone integraciones documentadas hacia comercio electrónico, transportistas o clientes con intercambio electrónico de datos.

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   Capa de negocio (ERP): Dynamics 365 Business Central concentra compras, inventario, almacén, ventas, precios, cuentas por cobrar y finanzas. Es el registro maestro de artículos, clientes, proveedores, listas de precios y existencias.

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   Capa de datos y analítica: Power BI consolida margen, rotación, nivel de servicio y cartera en un modelo gobernado, con una definición única por indicador.

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   Capa de colaboración: Microsoft 365, Teams y SharePoint para aprobaciones de precio y de crédito, coordinación entre comercial y almacén, y documentación operativa.

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   Capa de automatización: Power Platform para flujos de autorización, aplicaciones de captura en almacén y alertas sobre quiebres, excepciones de precio o clientes en riesgo.

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   Capa de canales e integración: interfaces documentadas hacia comercio electrónico, portales de clientes, transportistas, plataformas de intercambio electrónico de datos y, cuando corresponde, sistemas de gestión de almacén especializados.

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   Capa de seguridad y gobierno: identidad y acceso condicional en Microsoft Entra, separación de funciones sobre operaciones sensibles como precios, descuentos y liberación de crédito, y respaldo en la nube de Microsoft.

Casos de éxito en proceso de autorización.

¿Qué es Dynamics 365 Business Central y qué aporta a una distribuidora?

Es el sistema de gestión empresarial (ERP) de Microsoft para empresas medianas. Integra compras, inventario, almacén, ventas, finanzas y cuentas por cobrar en una sola base de datos, de modo que la disponibilidad, el precio y el costo se consultan en el mismo lugar donde se toma el pedido. Para una operación mayorista eso significa dejar de coordinar entre archivos y sistemas distintos para saber si puede despachar y cuánto deja la operación.

¿Necesito un sistema de gestión de almacén (WMS) aparte?

No siempre. Business Central incluye gestión de almacén con ubicaciones, recepción, preparación y despacho, que cubre la operación de la mayoría de las distribuidoras medianas. Un sistema especializado se justifica cuando hay volúmenes, automatización de equipos o reglas de preparación que exceden ese estándar. Es una de las decisiones que se resuelven en el diagnóstico, antes de comprometer alcance.

¿Puedo manejar listas de precios distintas por cliente y promociones por volumen?

Sí. Las listas de precios, los acuerdos por cliente, los descuentos por línea y por documento y las promociones por volumen se configuran en el sistema, con niveles de autorización para las excepciones. El objetivo es que el descuento acumulado sea visible antes de confirmar el pedido y no después.

¿Se integra con mi tienda en línea y con mis transportistas?

Sí. Business Central expone APIs estándar e incluye conectores para escenarios de comercio electrónico. También se integran transportistas, portales de clientes y plataformas de intercambio electrónico de datos. Cada integración se define con un contrato de datos explícito para que un mismo dato no se mantenga en dos sistemas.

¿Cómo mejora la exactitud del inventario?

Con tres cosas: ubicaciones definidas, captura por código de barras en recepción y preparación, y conteos cíclicos programados por rotación en lugar de un inventario general una vez al año. Así la diferencia se detecta cerca del momento en que se originó y se puede corregir la causa.

¿Business Central se adapta a los requisitos fiscales de mi país?

Business Central cuenta con funcionalidad local por país y se adapta a las obligaciones fiscales y de facturación vigentes donde opera su empresa. El alcance concreto para su caso se define durante el diagnóstico, junto con su equipo contable y su asesor fiscal.

¿Cuánto tarda una implementación?

Depende del número de sedes y almacenes, del volumen de artículos y clientes, del estado de los datos que se migran y de las integraciones necesarias. No publicamos plazos genéricos: el diagnóstico gratuito entrega un cronograma por fases con supuestos declarados.